Mengapa PDF harus final?

Pembubuhan e-Meterai terkait dengan file elektronik yang diproses. Jika file diubah setelah pembubuhan, integritas hasil dapat terganggu dan verifikasi mungkin tidak lagi sesuai.

Karena itu, penyuntingan isi dan penyesuaian ukuran sebaiknya selesai sebelum dokumen diunggah.

Checklist isi dokumen

Periksa setiap halaman dan pastikan:

  • nama pihak, nomor identitas, dan nama perusahaan sudah benar;
  • tanggal, nilai transaksi, dan nomor dokumen telah diisi;
  • tidak ada teks contoh atau placeholder yang tertinggal;
  • seluruh lampiran yang diperlukan sudah digabungkan;
  • urutan halaman sudah benar;
  • tanda tangan yang diperlukan telah tersedia sesuai alur dokumen.

Gunakan fitur pencarian PDF untuk menemukan kata seperti “contoh”, “draft”, atau tanda kurung yang mungkin menunjukkan data belum diisi.

Siapkan area pembubuhan

Pilih area kosong yang cukup pada halaman tujuan. e-Meterai tidak boleh menutupi:

  • isi perjanjian atau pernyataan;
  • nama dan jabatan penanda tangan;
  • tanda tangan yang perlu terlihat;
  • nomor dokumen atau nilai transaksi;
  • informasi lain yang dibutuhkan untuk membaca dokumen.

Jika halaman terlalu padat, perbaiki tata letak pada dokumen sumber lalu ekspor ulang PDF sebelum pembubuhan.

Periksa ukuran file

Portal Xymetri menampilkan batas ukuran file saat pengguna memulai proses. Bila PDF terlalu besar, lakukan pengurangan ukuran sebelum pembubuhan.

Setelah e-Meterai dibubuhkan, jangan menjalankan kompresi ulang. Alat kompresi dapat menulis ulang struktur PDF dan memengaruhi verifikasi.

Gunakan nama file yang jelas

Nama file yang rapi mengurangi risiko salah unggah. Contoh pola:

`jenis-dokumen_nama-pihak_tanggal.pdf`

Hindari nama seperti `final-final-revisi2.pdf`. Bila ada beberapa versi, pindahkan versi lama ke folder terpisah sebelum memulai transaksi.

Pemeriksaan terakhir sebelum upload

  1. Buka PDF dari awal sampai akhir.
  2. Pastikan file bukan versi draft.
  3. Periksa ukuran file.
  4. Tentukan halaman dan area pembubuhan.
  5. Pastikan email dan nomor HP yang akan digunakan aktif.
  6. Simpan salinan PDF sebelum pembubuhan untuk arsip internal.

Setelah e-Meterai dibubuhkan

Unduh hasil segera dan simpan pada lokasi yang aman. Jangan mengedit, mengompres, menggabungkan, memisahkan, atau menghapus halaman.

Gunakan file asli tersebut saat mengirim dokumen dan ketika melakukan pengecekan keaslian e-Meterai.

Jika instansi penerima memiliki batas ukuran PDF, penuhi batas tersebut sebelum pembubuhan. Proses pembubuhan dapat menambah ukuran file.